1. Erinnerungs-E-Mail mit den wichtigsten Daten und Fristen spätestens zwei Wochen vor Versandtermin der Release Notes an die jeweiligen Ansprechpartner senden.

   Information: Eine Vorlage für die Erinnerungs-E-Mail liegt auf dem Server unter Technische Redaktion\08 Release Notes\00 Allgemeines\Template_Erinnerungs-E-Mail_Release Notes.msg. Die darin erwähnte (Excel-)Liste liegt i. d. R. schon bei den Ansprechpartnern vor.

2. Nachdem die ausgefüllte Exceldatei an die Technische Redaktion zurückgesendet wurde:

   • Texte auf Verständlichkeit und Richtigkeit sowie die Schreibweise der GUI-Elemente prüfen und ggf. Textvorschläge erstellen,
   • ggf. englische Übersetzung erstellen (meist für Kunden- und Lieferanten-E-Mails des Supplier Portals und des UK VAT Portals).

3. Textvorschläge für Vier-Augen-Prinzip an TR-Kollegin senden.

4. Textvorschläge ggf. anpassen und bei größeren Änderungen noch einmal für Vier-Augen-Prinzip an TR-Kollegin senden.

5. Textvorschläge zur Kontrolle und Freigabe an Ansprechpartner zurücksenden.

6. Nach der Freigabe bei Marketo anmelden.

   > Bei Marketo anmelden

7. Um E-Mails in Marketo anzulegen:

   • Zu Marketing Activities > Operational Campaigns > Cloud Services navigieren.
   • Ordner des jeweiligen Services auswählen und auf den Unterordner Email klicken.
   • Rechtsklick auf Email > New folder, um ggf. einen neuen Ordner mit aktuellem Datum anzulegen.
   • E-Mails klonen.

   > E-Mails klonen

   Hinweis: I. d. R. wird eine E-Mail für intern und eine für Kunden angelegt. In der Exceldatei geben die Ansprechpartner die Empfängergruppe an. Eine Übersicht über die Sprachen und Zielgruppen der Services, für die E-Mails benötigt werden, ist am Ende dieses Topics verlinkt.
   Information: Darauf achten, dass man die Standard-E-Mails klont (also z.B. IDS - Intern, IDS - Kunden und keine Sonder-E-Mail wie z.B. IDS Erinnerungsmail).

8. Um geklonte E-Mails in den richtigen Datumsordner in der Ordnerstruktur abzulegen:

   • Im ursprünglichen Browser-Tab, in dem die Ordnerstruktur in Marketo zu sehen ist, Rechtsklick auf die geklonte E-Mail > Move.
   • Im Feld Folder (optional) den richtigen Datumsordner auswählen.
   • Move klicken.

9. Geklonte E-Mails bearbeiten:

   Information: Wenn interne E-Mails und Kunden-E-Mails für dieselbe Sprache erstellt werden müssen, zum Zeitsparen zuerst eine E-Mail vollständig bearbeiten. Dann die andere in einem weiteren Tab öffnen, den HTML-Code aus den Inhaltselementen der fertigen E-Mail kopieren und bei der unfertigen einfügen.
   • Um E-Mails bearbeiten zu können, die nicht automatisch beim Klonen in einem neuen Tab geöffnet wurden, die zu öffnende E-Mail auswählen > Rechtsklick > Edit draft.
   • Datum im Betreff anpassen.
   • > Vorhandene Texte bearbeiten
   • Ggf. > Inhaltselemente duplizieren, verschieben und entfernen
   • Ggf. > Grafiken in Text-Editor einfügen
   • E-Mail mit Email Actions > Approve and Close speichern.

10. Test-E-Mails an sich bzw. TR für Vier-Augen-Prinzip senden.

    > Test-E-Mails versenden

11. Nach Freigabe durch TR die Test-E-Mail als E-Mail-Anhang an Ansprechpartner senden und Freigabe einholen.

12. Nach Freigabe der Ansprechpartner:

    • > Kunden-Kontaktlisten aus dem CSP ziehen
    • Prüfen, ob die internen Kontaktlisten-Excel aktualisiert werden müssen.
      Information: Wir aktualisieren die interne Liste nur, wenn jemand darum bittet, aufgenommen zu werden oder ein neuer TR-Kollege aufgenommen werden soll.

13. > Neue Kontaktlisten als CSV-Datei anlegen

14. > Kontaktlisten in Marketo importieren

15. Durch die Info-E-Mail des Service-Teams herausfinden, ob das Update erfolgreich war.

    Hinweis: Nur bei einem erfolgreichen Update dürfen die E-Mails am Montag nach dem Update versendet werden.

16. > Finale E-Mails versenden

17. Um die E-Mails für intern zu archivieren:

    • > Versendete E-Mails auf dem Server abspeichern
    • > Kunden-E-Mails in MFT ablegen

18. Um die E-Mails für extern zu archivieren:

    • > Archiv-Webseiten aktualisieren
    • Ggf. > Neue Typo3-Seiten erstellen

19. Prüfen, ob bei einem Feature in der Exceldatei Dokumentation angekreuzt wurde, welche von den Ansprechpartnern mit den Inhalten für Release Notes zurück an TR gesendet wurde.

    Information: Wurde ein Feature angekreuzt, soll dieses in der Service-Dokumentation aufgenommen oder die vorhandene Dokumentation dazu bearbeitet werden.

20. Wurde ein Feature angekreuzt, für die Erstellung bzw. Aktualisierung der Service-Dokumentation ein Ticket in Open Project aufmachen.

Weitere Informationen:

> Übersicht: Sprachen und Zielgruppen der Services

> Ansprechpartner für Release Notes und Newsletter